HiDock + HiNotes は、会議の生産性を向上させるためのハードウェア＋ソフトウェアの統合ソリューションです。
録音はハードウェアに保存されます。録音ディスクは保護されており、HiDockをUSBケーブルでコンピュータに接続しない限り、録音ファイルへのアクセスはできません。また、ディスクは接続がないとコンピュータ（WindowsまたはMac）上に表示されません。これにより、従来のレコーダーよりも安全性が向上します。
録音はHiNotesというウェブアプリケーションを通じてアクセス可能です。事前に登録された認証情報でログインするか、Googleアカウントを使ってログインすることができます。
会議録音を文字起こしする際には、録音ファイルがHiDockデバイスからHiNotesサービスへ転送されます。このサービスはMicrosoft Azure上に構築されており、AzureはSOC 1-3およびISO/IEC 27001など、多岐にわたるコンプライアンスと規制基準に対応しています。物理的なサーバーは2024年11月時点で米国内にありますが、今後、日本とヨーロッパにもローカルサーバーを設立する予定です。データの転送はHTTPSで暗号化されています。
その後、音声データはOpenAI APIに転送され、文字起こしと要約が行われます。このデータ転送もHTTPSで暗号化されており、OpenAIはAPIデータをAIトレーニングに利用しないことが明記されています。OpenAIのデータポリシーについては、OpenAIプライバシーコミットメントをご参照ください。2024年10月25日より、HiNotesにはAIエンジンの一つとしてClaude AIも追加されました。Claudeのデータプライバシーに関する詳細は、Anthropicプライバシー規約をご確認ください。
HiNotes上の音声ファイルはMicrosoft Azureに保存されます。メモを削除した場合、データは2〜3週間以内に削除されます。また、HiNotesアカウントを削除すると、すべてのデータはAzureから即座に削除されます。
このサービスはSaaSアーキテクチャに基づいています。HiNotesではユーザーのプライバシーとデータセキュリティを最優先としており、Microsoft Azureのクラウドサービスセキュリティソリューションを採用しています。フロントエンドのリンクはSSLで保護されており、データ転送はエンドツーエンドで暗号化されています。バックエンドはMicrosoft Azureのストレージサーバーおよびデータベースサーバーに展開されており、高水準のセキュリティ製品と手順を採用しています。主な特徴は以下の通りです。
1. ユーザーブラウザ、HiNotes、OpenAI間でのSHA-256とRSAによるエンドツーエンド暗号化
2. 不正行為防止のためのGoogle reCAPTCHAによるロボット検知
3. ファイアウォールによるリアルタイム防御および定期的なセキュリティ検査
HiNotesサービスに登録する際、ユーザーはプライバシーポリシーおよび利用規約に同意する必要があります。また、ユーザーはいつでもアカウントとデータを削除することができ、GDPR（一般データ保護規則）にも準拠しています。
